Angebote schreiben, die verkaufen – 6 Tipps!

Wer Angebote schreibt, ohne zu verkaufen, hat vergeblich gearbeitet. Was unternehmerisch eine Blindleistung ist, scheint so manch einen Verkäufer wenig zu jucken. Wie sonst ist es zu erklären, dass viele Verkäufer monatlich zig Angebote schreiben, eine relativ schlechte Abschlussquote haben – aber dennoch nichts ändern? Erfahren Sie in diesem Beitrag, was Sie machen können, um nicht nur Angebote zu schreiben, sondern auch mit ihren Angeboten zu überzeugen – und mehr Umsatz zu tätigen. Außerdem, ob Sie auch ein Angebot schreiben sollten, wenn der Anfragende anonym anfragt.

a) Schreiben Sie nur ein Angebot, wenn Sie vorher Kontakt hatten

Wenn Sie eine Anfrage von einem Interessenten bekommen, sollten Sie zuerst mit diesem telefonieren. Durch das persönliche Gespräch können Sie besser erfahren, was der Anfragende wirklich will und braucht. Denn wenn Sie das nicht wissen, wie wollen Sie dann ein überzeugendes Angebot schreiben? Viele Vertriebler wenden dann ein: „Aber aufgrund der Anfrage weiß ich doch, was der Kunde will!“ Dies ist oft ein Irrtum, da in den meisten Anfragen bspw. Informationen über

• den Entscheidungsprozess,
• den bisherigen Erfahrungen mit der gekauften Sache oder
• auch den preislichen Vorstellungen

fehlen.

Im Idealfall schreibt die Person, die das Gespräch mit dem Kunden hatte, das Angebot persönlich, um sicherzustellen, dass alle wesentlichen Angaben und auch vertrauensbildenden Maßnahmen im Angebot aufgeführt werden. Ist dies organisatorisch oder wirtschaftlich nicht sinnvoll, so sollte dennoch unbedingt viel Wert darauf gelegt werden, dass diese Arbeitsaufteilung der Empfänger nicht merkt. Letztlich ist es wie mit einem guten Ghostwriter, da merkt die Leserschaft auch nicht, das eine andere Person dahintersteckt.

Natürlich gilt diese Regel eher nicht für Stammkunden. Sollten Ihnen Stammkunden allerdings immer wieder per Mail eine Anfrage senden, sollten Sie dennoch hin und wieder auch mit diesen telefonieren. Denn der zwischenmenschliche Kontakt ist manchmal sehr aufschlussreich – und festigt die Kundenbindung.

b) Keine Kontaktdaten in der Anfrage! Und jetzt?

Wie ernsthaft kann es ein gewerblicher oder privater potentieller Kunde mit seiner Anfrage wirklich meinen, wenn dieser keine Kontaktdaten preisgibt? Was ist davon zu halten, wenn sogar in der Anfrage darauf verwiesen wird, nur schriftlich mit dem Anfragenden in Kontakt zu treten?

Aus meiner Sicht disqualifizieren sich Anfragende, wenn sie so vorgehen. Schreiben Sie denen am besten zurück, dass Sie, damit Sie ein passendes Angebot schreiben können, einen vorherigen telefonischen oder persönlichen Austausch wünschen. Sollten diese darauf nicht reagieren, würde ich an Ihrer Stelle auf eine solche Geschäftsbeziehung verzichten.

c) Überzeugen beginnt schon vor dem Schreiben eines Angebots

Schon innerhalb von wenigen Sekunden ist er da: der erste Eindruck. Stellen Sie sich vor, Sie suchen einen Vertriebstrainer. Sie schicken mir eine Anfrage per Mail. Würden Sie es gut finden, wenn ich Ihnen ein Standardangebot schicke? Oder würde ich die Kaufwahrscheinlichkeit erheblich erhöhen, wenn ich Sie alsbald anrufe – und Ihnen bereits vorab ein paar Tipps und Ideen gebe, was Sie konkret machen können, damit die gesamte Weiterbildung Ihnen etwas bringt? Sie merken: Die Wahrscheinlichkeit eines Verkaufsabschlusses hängt nicht alleine vom Angebot schreiben an sich ab – sondern auch von dem „drumherum“.

d) Wer Angebote schreibt, sollte seine Kunden emotional „berühren“

Leider sind viele schriftlichen Angebote sehr schlecht. Anscheinend haben sich viele Anbieter, die eine entsprechende Software zum Erstellen von Angeboten auf den Markt bringen, niemals ernsthaft darüber Gedanken gemacht, was alles in ein Angebot reingehört, damit es nicht nur den Verstand, sondern auch das Herz des Anfragenden erreicht. Erleichtern Sie Ihren Kunden die Entscheidung, indem Sie

• auf unverständliche Abkürzungen verzichten,
• Bilder und Nutzen kommunizieren und
• Mehrwerte reinschreiben, weshalb Sie der richtige Anbieter sind.

e) Wer Angebote schreibt, um zu verkaufen, der muss auch nachfassen

Für das Nachfassen von Angeboten nehmen sich so manche Anbieter gar keine Zeit. Sie geben meist Verantwortung ab, indem sie ihre Angebote mit der Floskel „Wir würden uns auf die Auftragserteilung sehr freuen!“ beenden – und dann auf eine Reaktion des potentiellen Kunden warten. Besser ist es, einen konkreten Verbleib zu definieren, wann man wieder miteinander spricht, um die weitere gemeinsame Vorgehensweise zu besprechen. Diesen könnten Sie beispielsweise beim Erstgespräch schon vereinbaren (siehe Punkt a).

f) Wenn Sie zu den Glücklichen gehören, die etwas teurer sind

Ich freue mich für Sie, wenn Sie genauso wie ich nicht zu den Billigheimern gehören. Was aber passieren kann, ist, dass ein Kunde nun drei schriftliche Angebote vorliegen hat – und Sie sind der teuerste. Wenn der Interessent nun aber nicht weiß, warum Sie einen höheren Preis wirklich(!) wert sind, dann wird er Sie wahrscheinlich auch nicht anrufen, um nachzufragen. Darum ist es entscheidend, dass Sie von sich aus erklären, weswegen Sie einen höheren Preis wert sind. Im Idealfall haben Sie das bereits im Erstgespräch gemacht.

g) Erstellen Sie eine Angebotsvorlage, die beim Verkauf hilft

Das Angebotsschreiben ist nicht einfach ein emotional kalter Text wie die Datenschutzerkärung auf der Webseite. Das Angebotsschreiben ist mehr – es hat nämlich die Aufgabe, zu verkaufen. Hier verschenken viele Unternehmen und Dienstleister enorm viel Potential. Denn oft wurde irgendwann mal im System ein Angebotsschreiben hinterlegt – und nun wird es einfach genutzt. Möchten Sie überzeugende Angebote schreiben, dann helfen Ihnen folgende Fragen bei der Angebotserstellung:

• Findet sich der Leser im Angebot wieder?
• Kann dieser alles im Angebot anstrengungsarm verstehen?
• Werden die Mehrwerte des Anbieters hervorgehoben?
• Erkennt der Kunde auch die Vorteile des angebotenen Produktes oder der Dienstleistung?
• Können Grafiken und Bilder das Verständnis für die Lösung im Angebot fördern?
• Wie können dem Leser des Angebotsschreibens noch mehr Gefühle von Sicherheit, Herzlichkeit und Wertigkeit vermittelt werden?
• Angebote müssen sich für den Kunden rechnen. Stellen Sie doch mal eine Rechnung auf, warum und ab wann sich Ihr Angebot für den Kunden rechnet.

Zeigen Sie doch mal Ihr schriftliches Angebot Ihrem Auszubilden im ersten Lehrjahr. Kann dieser alles verstehen? Denken Sie daran: Viele Kunden tun so, als würden sie im Verkaufsgespräch alles verstehen. Dies tun sie aber allzu oft nur zum Schein. Denn würden Verkäufer spüren, dass ihr Kunde letztlich 0 Ahnung hat, dann würden so manche Kunden betrügen – oder zumindest weniger nachgiebig bei der Preisverhandlung sein.

h) Kostenvoranschlag und Freizeichungsklauseln

Wer einen Kostenvoranschlag schreiben möchte, fragt sich zu Recht, wie er sich mithilfe von Freizeichnungsklauseln vor steigenden Preisen schützen kann, bzw. wie er diese weitergibt. Nachfolgend ein Interview mi dem Rechtsanwalt Andy Weichler, den Sie gerne für Rückfragen direkt ansprechen können:

„Wer Angebote schreibt ohne zu verkaufen, hat vergeblich gearbeitet“ ist eine meiner Lieblingsaussagen. Aber zugegeben: In der heutigen Zeit freuen sich auch manche Anbieter, wenn Interessenten gewisse schriftliche Angebote nicht (mehr) in Anspruch nehmen, da die eigenen Beschaffungspreise massiv gestiegen sind – und der Verkauf zu den angebotenen Preisen ein Verlustgeschäft geworden wäre.

Aber was können Sie tun, um dennoch Angebote zu schreiben – und im Auftragsfall keine Verluste aufgrund Ihrer gestiegenen Einkaufspreise zu erleiden, sondern Ihre kalkulierten Deckungsbeiträge und Gewinne einzufahren? Hierzu habe ich mich mit Andy Weichler, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht der Kanzlei PKF WMS unterhalten.

Tipps zur Absicherung von Preisen in schriftlichen Angeboten

OS: Greifen aufgrund des Krieges in der Ukraine Klauseln zur „höheren Gewalt“, so dass Anbieter bis zum Ende dieser Krise von ihrer Leistungspflicht zu den angebotenen Leistungen befreit sind, wenn ihre eigenen Beschaffungspreise deutlich gestiegen sind?

AW: Momentan dürften, sofern Klauseln zur höheren Gewalt vertraglich vereinbart sind, diese nur in Ausnahmefällen zur Anwendung kommen. Bei den meisten Klauseln zur höheren Gewalt muss gerade das Leistungshindernis auf der höheren Gewalt beruhen. Dies bedeutet, dass eine Leistung auf Grund des kriegerischen Ergebnisses nicht erfolgen kann. Allein steigende Beschaffungskosten sind hier nicht ausreichend.

OS: Bei vielen Unternehmen sind die Energie- und Beschaffungskosten in den letzten Monaten gestiegen. Wieso können diese nicht so ohne weiteres weitergegeben werden?

AW: Auch heute gilt immer noch der alte Rechtssatz „pacta sunt servanda“, also Verträge sind einzuhalten. Wenn ich einen Preis vertraglich vereinbart habe, kann ich grundsätzlich nicht später einen höheren Preis verlangen, auch wenn diese aus steigenden Energie- und Beschaffungskosten resultieren.

OS:Ist es in der heutigen Zeit besser, anstatt „unverbindliche Angebote“ lieber „freibleibende Angebote“ zu schreiben.

AW: Hier kommt es insbesondere darauf an, ob der jeweilige Vertragspartner die Begriffe „unverbindliches Angebot“ oder „freibleibendes Angebot“ versteht. Hier muss somit geschaut werden, ob der Käufer geschäftserfahren genug ist und versteht, was beide Begriffe bedeuten. Im B2C-Geschäft kann es hieran oftmals ermangeln. Letztendlich möchte der Verkäufer mit seinem unverbindlichen Angebot noch kein rechtlich bindendes Angebot abgeben, sondern lediglich den Käufer dazu einladen, ein eigenes Angebot abzugeben. Dies ist auch bekannt aus dem Onlinehandel. Hier wird eine Bestellung zumeist erst wirksam, wenn eine Bestellbestätigung per E-Mail an den Käufer gesendet wird. Vorher kommt kein Vertrag zustande. Der Verkäufer kann somit bis zur letzten Sekunde entscheiden, ob er sein unverbindliches Angebot tatsächlich halten kann oder den Vertragsschluss ablehnt.

OS: Sie empfehlen, nicht nur in der Betreffzeile des schriftlichen Angebotes „freibleibendes bzw. unverbindliches Angebot“ zu schreiben, sondern darauf auch noch mal gezielt im Angebot selbst einzugehen. Wieso?

AW: Wie bereits gesagt, ist nicht immer ersichtlich, ob sich dem Kunden diese beiden Begriffe tatsächlich in seiner gesamten Tragweite erschließt. Daher ist der sicherste Weg in einem Satz am Ende des Schreibens oder der E-Mail darauf hinzuweisen, dass dies kein rechtlich verbindliches Angebot ist, sondern lediglich eine Aufforderung zur Angebotsabgabe an den Kunden.

OS: Wie kann ich möglichen Schadensersatzansprüchen meines Kunden vorbeugen, wenn ich selbst nicht beliefert werde?

AW: Sofern Sie selbst nicht beliefert werden können, sollte entweder in den Vertrag oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen eine sog. Selbstbelieferungsklausel aufgenommen werden. Die Voraussetzungen sind, insbesondere wenn es sich um eine AGB handelt, jedoch recht eng. So muss beispielsweise ebenfalls ein Deckungskauf bei einem anderen Lieferanten versucht worden sein.

OS: Insbesondere Handwerker sind ja dafür bekannt, dass sie gerne Aufträge annehmen, auch wenn sie wissen, dass sie den Fertigstellungstermin nicht einhalten können. Das war leider auch für viele Handwerker schon vor der Krise ganz normal. Wird denn hier nicht mit der Selbstbelieferungsklausel solchen „windigen“ Handwerkern Tür und Tor geöffnet?

AW: Nein, hierdurch wird diesen Handwerkern nicht Tür und Tor geöffnet. Der Handwerker muss seinerseits beweisen, dass dieser versucht hat, das fehlende Material bei weiteren Lieferanten zu erwerben. Wenn er die Baustelle nur nicht abarbeiten kann, da er die Zeit nicht hatte, hilft ihm die Selbstbelieferungsklausel ebenfalls nicht weiter.

OS: Angenommen, ein Kunde bestellt etwas zu einem Fixtermin – egal ob die Fertigstellung einer Dienstleistung oder die Lieferung eines Produktes. Wenn nun der Auftragnehmer nicht rechtzeitig liefert – welche Möglichkeiten hat denn dann ein Kunde im Rahmen eines B2C-Geschäftes?

AW: Sofern tatsächlich ein absolutes Fixgeschäft vorliegt, die Leistung somit zu einem ganz bestimmten Termin erfolgen muss und nicht nachgeholt werden kann (bspw. Catering bei einer Hochzeit), liegt Unmöglichkeit vor. Dies bedeutet, dass der Vertrag nicht mehr zu einem späteren Zeitpunkt erfüllt werden kann, da die Leistungserfüllung unmöglich geworden ist. Regelmäßig ist hier sodann auch ein Schadensersatz zu leisten.

Sollte es sich um ein relatives Fixgeschäft handeln, die Leistung also mit dem Termin „Stehen und Fallen“ aber nachholbar ist (Eröffnung einer neuen Filiale), so stehen dem Kunden die allgemeinen Rechte der Leistungsstörung zu, wie Schadensersatz, Rücktritt und Minderung.

OS: Wie können Unternehmen Preisgleitklauseln rechtswirksam einbinden und nutzen?

AW: Die Einbindung von Preisgleitklauseln ist oftmals schwierig, da die Rechtsprechung erhebliche Anforderungen an die Ausgestaltung solcher Klauseln hat, damit ein Vertragspartner nicht übervorteilt wird. Allgemein lässt sich jedoch festhalten, dass Preisgleitklauseln individuell bei Vertragsschluss zwischen den Parteien verhandelt sein sollten und so ausgestaltet sein müssen, dass die Preisanpassung in beide Richtungen (Erhöhung oder Vergünstigung) funktionieren.

OS: Können auch allgemeine Preissteigerungen vereinbart werden?

AW: Dies ist ebenfalls möglich, sogar in allgemeinen Geschäftsbedingungen. Hier sind eine Vielzahl von Einzelheiten zu beachten, beispielsweise welche Faktoren entscheidend sein sollen für eine Preisänderung und wann diese eintreten soll.

OS: Am besten scheint es zu sein, Kunden „umzuberaten“. Also das man sie bittet, nicht mehr auf die angebotene Komponente A zu bestehen, sondern die Komponente B zu nehmen. Vermutlich sind auch viele Kunden damit einverstanden, wenn die Komponente B schneller lieferbar ist – und es von der Qualität keinen entscheidenden Unterschied macht. Aber so käme man dann raus, die Komponente A zum angebotenen Preis zu liefern – und nun die Komponente B zum aktuellen Preis zu verkaufen, oder?

AW: Wenn die Komponente A vertraglich vereinbart wurde, gilt dass diese auch geliefert werden muss. Möchten die Parteien nun übereinstimmend, dass die Komponente B geliefert wird, da diese bspw. schneller verfügbar ist, rate ich dazu dies vertraglich in einem Nachvertrag festzuhalten. Ansonsten könnten in der späteren Abwicklung erhebliche Probleme entstehen. Im Rahmen des Nachvertrages können sodann auch abweichende Preise vereinbart werden.

OS: Haben Sie sonst noch einen Tipp?

AW: Wie aufgezeigt können Klauseln zur höheren Gewalt oder zum Selbstbelieferungsvorbehalt für Verkäufer und Lieferanten von erheblicher Bedeutung sein. Daher ist es meines Erachtens notwendig, dass erstens die allgemeinen Geschäftsbedingungen an die herrschende Rechtsprechung angepasst werden und zweitens in jedes Angebot wirksam einbezogen werden.

i) Viele Anbieter nennen bewusst falsche Preise

Gerade bei der gesetzeskonformen Nennung von Preisen gegenüber Endverbauchern tun sich viele Anbieter, die sowohl an private als auch gewerbliche Kunden verkaufen, schwer. Auf der Auftragsbestätigung und Rechnung selbst weist jeder Anbieter seine Umsatzsteuer ordnungsgemäß aus. Aber mündlich, egal ob bei der Begehung der Baustelle oder auch am Telefon, wird meist nebulös von „100 Euro plus Umsatzsteuer“ oder „100 Euro zuzüglich 19 %“ gesprochen. Solche Preisangaben sind gegenüber Endverbrauchern verboten!

Sind Sie schon mal beim Friseur gewesen, der auf Ihre Frage hin, was denn die Dienstleistung kostet, „64 Euro zuzüglich Umsatzsteuer“ sagte? Sie merken spätestens jetzt, dass da irgendwas nicht stimmen kann.

Endverbraucher haben das Recht, Endpreise zu erfahren – also incl. der Umsatzsteuer in Euro. Vielleicht wenden Sie nun ein: Aber der kann doch selbst die Umsatzsteuer draufschlagen. Nein, das können Sie im Sinne der Preisangabeverordnung und des Verbraucherschutzes nicht.

j) Fazit

Schreiben Sie niemals ein Angebot, nur um ein Angebot zu schreiben. Ein Angebot hat immer das Ziel, einen Auftrag zu tätigen. Hinterfragen Sie somit im Idealfall ab jetzt jeden Schritt und jeden einzelnen Satz im Prozess des Verfassens von Angeboten, ob dies bzw. dieser die Kaufwahrscheinlichkeit (dramatisch) steigert – oder schlimmstenfalls schmälert. Erstellen Sie beispielsweise eine einheitliche Angebotsvorlage, um Angebotsschreiben zu standardisieren. Denken Sie dabei an Formulierungen, die nicht nur erklären, warum Ihr Unternehmen die ideale Lösung ist, sondern auch an entsprechende Pflichtangaben, die Anfragende ordnungsgemäß – aber verständlich – informieren. Das wichtigste aber ist: Jeder Leser Ihrer Angebote muss beim Lesen denken „Wow, die verstehen mich. Die wissen, was ich brauche. Und ich verstehe, was die mir anbieten. Das finde ich gut. Dort kaufe ich gerne ein.“

Sollten Sie TIpps zu Kostenvoranschlägen wünschen, so empfehle ich Ihnen den Fachartikel der Firma Lexware.