60 Vertriebskennzahlen für Ihr Vertriebscontrolling

Das regelmäßige Vertriebscontrolling ist elementar. Denn nur so kann der Vertrieb optimal gesteuert werden. Doch eine regelmäßige Auswertung der Vertriebskennzahlen ist das eine. Das andere ist die genaue Überprüfung, warum es zu diesen Kennzahlen im Vertrieb gekommen ist. In diesem Beitrag erfahren Sie typische Vertriebskennzahlen für Ihr optimales Vertriebscontrolling.

Vertriebscontrolling im Bereich Angebote und Aufträge

Oft ist die Freude über einen Auftrag groß. Dennoch ist es sehr aufschlussreich, hier mal näher auf die einzelnen Vertriebskennzahlen einzugehen.

• Anzahl Anfragen
• Was wird vorrangig angefragt?
• Was wird weniger angefragt?
• Wie viele Anfragen sind noch offen?
• Wie hoch ist das Auftragsvolumen der noch offenen Anfragen?
• Mit welcher Wahrscheinlichkeit werden die (einzelnen) Anfragen zu Aufträgen?
• Welches Auftragsvolumen kann voraussichtlich aus den Angeboten generiert werden?
• Was sind die Gründe, weshalb es nicht zum Auftrag kommt?
• Was sind die Gründe, weshalb es zum Auftrag kommt?
• Anzahl Aufträge (getrennt nach Bestandskunden und Neukunden)
• Anzahl der Besuche zu Anzahl der gemachten Angebote
• Anzahl der Angebote zu Anzahl der Aufträge
• Anzahl der Aufträge zu Höhe des Auftragswerts
• Durchschnittliche Auftragsgröße
• Anzahl Aufträge je Tag
• Durchschnittliches Zahlungsziel
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Reklamation
• Durchschnittliche Dauer von Erstkontakt zum Angebot
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Angebotes
• Durchschnittliche Dauer von Angebot zu Auftrag
• Durchschnittliche Dauer, bis der Kunde den Auftrag erteilt

Vertriebscontrolling auf Kundenebene

Auch aus der Beziehung zu den (einzelnen) Kunden können zahlreiche Vertriebskennzahlen abgeleitet werden.

• Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass die jeweilige Kundenanfrage auch zum Auftrag wird?
• Anzahl Bestandskunden bzw. Stammkunden
• Anteil der Stammkunden zu Gesamtkundenanzahl
• Anzahl Neukunden
• Anzahl potenzieller Kunden
• Anzahl der zurückgewonnenen Kunden
• Anzahl der Altkunden zu Anzahl der Neukunden
• Anzahl der Reklamationen
• Durchschnittliche Besuchsdauer

Die gängigsten Vertriebskennzahlen

Vermutlich weil gerade alle Beteiligten einen sehr leichten Zugang zu den jeweiligen Umsätzen haben, stehen diese oft im Mittelpunkt. Doch eine Deckungsbeitragsrechnung macht schnell klar, dass Umsatz nicht alle ist.

• Umsatz bezogen auf Verkaufsgebiet
• Umsatz bezogen auf Artikel und Artikelgruppen
• Umsatz bezogen auf Kundengruppen

Kennzahlen zur Steuerung und Lenkung einzelner Verkäufer

Vertriebskennzahlen sollten insbesondere dazu genutzt werden, um nicht nur zu kontrollieren, sondern auch zu steuern und zu motivieren. Basis bilden hier die individuellen Zielvereinbarungen, die im Rahmen von Zielvereinbarungsgesprächen getroffen worden sind.

• Durchschnittlicher Tagesumsatz
• Durchschnittliche Auftragshöhe
• Abschlussquote nach Menge und/oder Auftragsgröße je Tag oder Monat
• Anzahl der Besuche zu Anzahl an Aufträgen
• Anzahl der Besuche am Tag
• Besuchsdauer pro Kontakt
• Besuchsdichte (Anzahl der tatsächlichen Besuche zu den erforderlichen bzw. geforderten Besuchen)
• Erfüllungsgrad von Zielvorgaben (Neueinführungen, Verkaufsschwerpunkte)
• Anzahl der neuen Kunden im Monat (tatsächlich neue, oder zurückgeholte?)
• Loyalitätsrate (Anzahl kaufender Kunden zu Gesamtkunden)
• Qualität der neuen Kunden (Einkaufsvolumen, Wunschkunden, …)
• Anzahl der verlorenen Kunden im Monat
• Anzahl der Reklamationen
• Anzahl der Mahnungen
• Anzahl und Höhe der Gutschriften
• Gegebener Rabatt in Bezug auf den Bruttopreis
• Deckungsbeitrag pro Kunde/Kundengruppe
• Kosten pro Verkäufer
• Kosten pro Kundenbesuch
• Reiseintensität = Besuche je Vertretergebiet zu Anzahl der Kunden
• Platzierung bei einzelnen Wettbewerben
• Beschäftigungszeit/Erfahrung
• Anzahl der Kunden bzw. Arbeitslast
• Potenzialausschöpfung des Bezirks bzw. Marktdurchdringung
• Rohgewinn je Außendienstmitarbeiter

Achten Sie beim Vergleich zwischen den einzelnen Verkaufsbezirken darauf, dass in der Regel die meisten Verkaufsbezirke aufgrund von unterschiedlichen Kundenstrukturen und Historien nicht vergleichbar sind. Bekanntlich gibt es ja keine gerechten Verkaufsbezirke.

Setzen Sie durch Leistungslohnkomponenten die richtigen Anreize, damit Ihr Vertrieb stark daran interessiert ist, margenstark zu verkaufen.

Im Rahmen des Vertriebscontrollings Führungskräfte messen

So stellen Sie dann leicht fest, wie die einzelne Führungskraft bei ihrem eigenen Team ankommt.

• Fluktuationsrate im Team
• Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Teammitglieder
• Anzahl der Krankheitstage im Team
• Anzahl der Kontakte mit seinen Teammitgliedern
• Abgelieferte Qualität des Teams (Zielerfüllungsquoten, Pünktlichkeit und Richtigkeit der Einreichung von Spesenabrechnungen und Tages- oder Wochenberichten, …)
• Anwesenheitsquote bei Teamsitzungen

Wichtige Kennziffern für den Vertrieb bzw. Außendienst

Es gibt eine Unmenge an Vertrieb – Kennziffern. Je nachdem, in welchem Unternehmen Sie als Außendienstmitarbeiter arbeiten, werden Sie keine bis sehr viele Vorgaben seitens Ihrer Vertriebsleitung bekommen. Folgende vertrieblichen Kennziffern und Fakten sollten Sie aber stehts auf dem Schirm haben:

• Prozentuale Zielerfüllung
• Kundenabwanderungsrate
• Durchschnittlicher Deckungsbeitrag
• Wer sind Ihre wichtigsten Kunden?
• Wer sind die interessantesten Zielkunden?
• Quote zwischen Anfrage und Auftrag, die Sie erhalten.
• Quote zwischen Anfrage und Auftrag, welche Sie initiieren.
• Aktive Verkaufszeit
• Durchschnittliche Dauer zwischen Erstkontakt und Auftrag.
• Wo sind Sie gut/schlecht im Vergleich zu Kollegen und Mitbewerbern?
• Schlagzahl: Anzahl der Leads oder Kundentermine (Vertriebsleiter leiten davon oft den Fleiß ihrer einzelnen Mitarbeiter ab)
• Anzahl Neukunden sowie Umsatz, der mit Neukunden gemacht wird.

In vielen Unternehmen werden gewisse Zahlen und Rankings veröffentlicht. Suchen Sie das Gespräch mit Kollegen, die bessere Werte haben – und fragen diese ganz offen, wie diese solche Werte hinbekommen. Nicht jeder wird Ihnen konkrete Tipps geben können, manche können auch gar nicht erklären, wieso sie solche guten Werte bekommen. Aber hin und wieder sind da auch viele Ideen dabei, die Sie dann einfach mal ausprobieren sollten.

Tipp

Finden Sie am besten heraus, welche Vertriebskennzahlen Sie wie erhöhen müssen, um insgesamt mehr zu verkaufen. Können Sie beispielsweise die durchschnittliche Auftragsquote erhöhen, indem Sie nicht nur mehr Anfragen disqualifizieren, sondern so auch mehr Zeit für die Angebotsnachverfolgung haben?

Kleiner Bonus zur Unterhaltung

Zum Glück müssen Sie Ihre Vertriebskennzahlen nicht im Kopf rechnen, oder?