Absage Angebot: Tipps für Profis im Vertrieb und Einkauf

Es gehört zum Geschäftsleben dazu, dass Angebote von (potentiellen) Lieferanten auch abgesagt werden (müssen). Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie als potentieller Kunde aus dem Einkauf professionell absagen – und wie Sie als Verkäufer bzw. Vertriebler lösungsorientiert wie Profis auf Kundenabsagen reagieren. Denn eine Absage auf ein Angebot kann durchaus mal passieren. Wichtig ist nur, dass Sie aus diesen Absagen etwas für sich mitnehmen.

Weshalb lehnen Kunden Angebote ab?

Es gibt zahlreiche Gründe, weswegen so manch ein Angebot nicht in einen Auftrag verwandelt wird:

• Der Kunde hatte gar kein Interesse an dem Angebot, der Verkäufer hat es ihm „aufgeschwatzt“.
• Das Angebot war für den Kunden nicht nachvollziehbar. Es hat nicht ausreichend Vertrauen in die Lösungskompetenz aufgebaut.
• Es wurden Bedingungen im Angebot aufgeführt, die für den Kunden nicht akzeptabel sind.
• Der Verkäufer hat sein Angebot nicht (rechtzeitig) nachgefasst.
• Die Prioritäten beim Kunden haben sich verändert. Dieser ist an einer Lösung (derzeitig) nicht mehr interessiert.

Was machen Sie aus Anfragen mehr Aufträge?

Wer aus Anfragen mehr Aufträge machen möchte, hat dazu viele Möglichkeiten:

• Fragen Sie genauer nach: Was will der Kunde genau und warum?
• Verstehen Sie noch mehr die Wünsche und Ziele Ihres Kunden, damit Sie sich noch besser in die Situation des Kunden hineindenken können.
• Sparen Sie sich die Zeit für eine Angebotserstellung, wenn Sie merken, dass Sie eh keine Chancen auf den Auftrag haben.
• Informieren Sie sich genau über den Entscheidungsprozess beim Kunden.
• Denken Sie mit – und signalisieren Sie so, dass sie nicht nur Verkaufen wollen, sondern stark daran interessiert sind, dass Ihr Gegenüber wirklich eine Lösung bekommt, die funktioniert.
• Um mehr Aufträge zu machen, gestalten Sie Ihr Angebot so, dass es Vertrauen in Ihre Lösungskompetenz aufbaut.
• Bleiben Sie am Ball – und fragen immer konkret nach der weiteren gemeinsamen Vorgehensweise.
• Preschen Sie auch mal mutig vor – und versuchen Sie einen Verkaufsabschluss zu erzielen, ohne ein ausführliches Angebot zu schreiben.
• Fragen Sie genau nach, welche Informationen aus Kundensicht zwingend in Ihrem Angebot stehen sollen. Oft reicht auch schon ein Richtpreisangebot aus, wenn die Kundenentscheidung noch in weite Ferne liegt.

Kunde erteilt Absage auf ein Angebot – und nun?

Mal angenommen, Sie fassen Ihr Angebot nach – und erfahren, dass Sie nicht den Auftrag bekommen werden. Häufig ist das der Moment, wo die Welt des Vertrieblers zusammenbricht. Die ganze Arbeit war umsonst! Hier ist es nun wichtig, souverän zu bleiben – und aus der Absage dennoch Kapital zu schlagen:

• Finden Sie heraus, aus welchen Gründen Sie die Absage bekommen haben.
• Überlegen Sie sich, wie Sie dennoch mit dem Anfragenden in Kontakt bleiben. Denn vielleicht besteht ja in ein paar Monaten wieder Bedarf.
• Durchleuchten Sie Ihren eigenen Angebotsprozess: Was wollen Sie zukünftig ändern, um früher herauszufinden, wie Ihre Chancen auf den Vertragsabschluss stehen? Was können Sie tun, damit Sie Ihre Leistungen zukünftig noch besser darstellen, damit Ihr schriftliches Angebot noch überzeugender ist?

Wie können Kunden Anbietern professionell absagen?

So manche Verkäufer sind gar nicht wirklich böse, wenn es nicht zum Auftrag kommt. Das gehört eben zum Verkaufsalltag dazu. Viel mehr stört sie des Öfteren die Art und Weise, wie manche Anfragenden mit ihnen „umspringen“.

• Vor der Angebotserstellung ist so manch ein Einkäufer immer leicht zu erreichen. Doch sobald das Angebot verschickt wurde, geht der Einkäufer plötzlich nicht mehr ans Telefon – und reagiert nicht auf E-Mails.
• Andere sind nicht ehrlich. Zuerst heißt es, dass sie selbst die Entscheidung treffen. Dann stellt sich aber später heraus, dass ganz andere die finale Kaufentscheidung treffen.
• Weitere verlangen über Jahre hinweg immer wieder schriftliche Angebote, obwohl sie diese nur wollen, um ihre Lieblingslieferanten mit diesen bei der nächsten Preisverhandlung zu erpressen.

Nun könnte natürlich manch ein Einkäufer sagen „Ja, wenn ein Vertriebler so dumm ist, und alles mit sich machen lässt, was kann ich denn dafür?“. Meine Meinung: Da haben Sie Recht! Doch gehen Sie davon aus, dass die Mehrheit von Lieferanten, die nach Ihrer Nase tanzen muss bzw. soll, nicht die Besten sein können. Denn die, die sehr gut sind, lassen durchaus mit sich spielen – aber auch irgendwann ziehen diese einen Schlussstrich, weil sie sich lieber um vielversprechendere Projekte kümmern.

Halten Sie als Einkäufer den Dialog aufrecht – und thematisieren Sie von sich aus frühzeitig, wenn etwas anders läuft, als von Ihnen oder vom Verkäufer erwartet. Erlauben Sie sich auch direkt zu sein: Wenn Sie schon beim Erstkontakt merken, dass dies kein Lieferant für Sie ist, dann lehnen Sie gleich ab. So sparen nicht nur Sie Zeit.

Freundlich Angebot absagen – Formulierungsbeispiel

Wenn Sie mal ein Angebot ablehnen müssen, hier eine Formulierung für eine freundliche Absage:

„Herzlichen Dank für Ihr Angebot. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass wir uns für einen anderen Anbieter entschieden haben. Darum kommen wir leider nicht ins Geschäft. Gerne hätte ich Ihnen eine bessere Nachricht geschrieben, aber den Auftrag haben wir nach längerem Abwägen einem anderen Anbieter erteilt.“

Meine generelle Empfehlung für weniger Kundenabsagen

Bleiben Sie professionell und wertschätzend. So manch einem Interessenten fällt die Kaufentscheidung nicht leicht. Doch wenn Sie diesem das Gefühl geben, dass Sie nicht nur den Auftrag wollen, sondern auch stark daran interessiert sind, dass sich der Kundenerfolg einstellt, haben Sie gute Chancen auf den Auftrag.