Online Meeting planen und organisieren – 31 Tipps

Ein Online Meeting ist eine gute Möglichkeit, um sich mit Kunden oder Kollegen aus dem Vertrieb und Verkauf auszutauschen. Damit Ihr Online Meeting ein voller Erfolg wird, sollten Sie es genauestens planen und organisieren, um auf mögliche Eventualitäten gut vorbereitet zu sein. Vermutlich haben Sie selbst bereits als Teilnehmer von Online Meetings so manche Dinge erlebt, bei welchen Sie die Professionalität des Moderators bzw. Hosts sehr kritisch hinterfragt haben. Eventuell haben Sie sogar schon die eine oder andere Webkonferenz enttäuscht verlassen, weil diese Ihnen nichts brachte. Damit Ihnen solche Peinlichkeiten als Moderator bzw. Veranstalter erspart bleiben, erfahren Sie in diesem Beitrag Tipps, wie Sie professionelle Online Meetings planen, organisieren und durchführen bzw. moderieren.

Wie Sie ein Online Meeting vorbereiten, planen und organisieren

Mit Ihrer Vorbereitung steht und fällt alles. Sollten Sie noch niemals ein Online Meeting durchgeführt haben, so üben Sie die Nutzung der Soft- und Hardware unbedingt vorab – ggf. mit 5 Freiwilligen, die die Teilnehmer „spielen“. Sollten Sie nicht wirklich weiterkommen, so holen Sie sich externe Hilfe. Denn kein Mitarbeiter und kein Kunde hat dafür Verständnis, wenn Sie das Online Meeting vergeigen, „nur“ weil Sie keine Zeit hatten, sich mit allem vertraut zu machen. Planung und Vorbereitung haben auch viel mit Respekt und Wertschätzung für die Teilnehmer zu tun – und für sich selbst. Nachfolgend elf Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass Sie eine gute Internetverbindung haben, damit zumindest von Ihrer Seite aus keine Übertragungsprobleme auftreten.
• Sollten Sie Teilnehmende haben, die wenig Erfahrung mit Webkonferenzen haben, so geben Sie diesen vorher die notwendigen Informationen, damit diese Ihre optimal erleben können. Es wäre eine Zumutung für die anderen erfahrenen Teilnehmer, wenn Sie die gemeinsame Zeit des Meetings zum Großteil dazu nutzen, um Einzelnen dabei zu helfen, wie diese beispielsweise den Ton einschalten.
• Definieren Sie Ihre Ziele: Was wollen Sie eigentlich mit Ihrem Online Meeting erreichen?
• Finden Sie im Idealfall vor dem Online Meeting heraus, welche Wünsche und Ziele die Teilnehmer mit der Webkonferenz verbinden.
• Achten Sie auf die Aufmerksamkeitsspanne. Nach einer Stunde sind oft nicht nur die Teilnehmer erschöpft, sondern auch der Veranstalter bzw. Moderator.
• Gibt es gewisse Informationen, welche Sie Ihren Kunden oder Mitarbeitern schon vor der Webkonferenz zusenden können? Ziel soll ja nicht sein, dass Sie einen einstündigen Vortrag halten. Dann könnten Sie nämlich genauso gut allen Teilnehmern ein Video schicken –  und jeder guckt es sich dann an, wenn dieser dafür Zeit hat. Ein Online Meeting ist dazu da, um sich mit allen Teilnehmern auszutauschen.
• Sie müssen auch nicht die ganze Veranstaltung selbst moderieren. Übertragen Sie ggf. vorab auch anderen Kollegen wichtige Funktionen und Aufgaben. Klären Sie dazu im Voraus, wer welche Rolle wann übernimmt.
• Passen Sie auf, dass Sie nicht zu viele Inhalte auf einer Seite Ihrer Verkaufspräsentation unterbringen. Denken Sie auch an eine ausreichend große Schriftgröße. Wählen Sie zwecks Abwechslung hin und wieder angemessene Effekte während der Präsentation aus.
• Binden Sie die Teilnehmer mit ein. Hier bietet jede Software unterschiedliche Möglichkeiten. Aber Methoden wie Abstimmen, Chat und dergleichen bieten wohl alle Programme.
• Denken Sie daran, dass Sie den Teilnehmern rechtzeitig den Einladungslink zu Ihrer online Veranstaltung senden.
• Legen Sie vorher fest, wer für das Protokoll verantwortlich ist.
• Sehr gängige Lösungen für online Meetings sind MS-Teams sowie Zoom. Zoom ist als Anbieter vor einigen Jahren in die Kritik geraten, weil es Probleme mit dem Datenschutz gab. Trotzdem hat sich Zoom als Anbieter etabliert. In Zusammenarbeit mit der Telekom ist für Geschäftskunden Zoom X entstanden. (Hier ist die Telekom als Hostingpartner tätig, sodass die Nutzerdaten in Deutschland bleiben und alles DSGVO-konform ist.)

Wie kommen Sie als Person online besser „rüber“?

Wer ein Online Meeting moderiert oder veranstaltet, sollte auch darauf achten, dass er selbst gut bei den Teilnehmern rüberkommt. Dazu acht Tipps:

• Achten Sie auf einen professionellen Hintergrund.
• Denken Sie daran, stets in die Kamera zu schauen – und nicht auf Ihren Bildschirm. Denn andernfalls hat Ihr Gegenüber keinen Blickkontakt mit Ihnen.
• Sie wirken ausdrucksstärker, wenn man auch Ihre Hände sieht. Probieren Sie einfach mal aus, was für Sie besser passt – „nur“ Ihr Gesicht, oder doch besser Ihr Oberkörper.
• Mit einem Headset wirken Sie anders, als wenn Sie sich ein Ansteckmikrophon anstecken.
• Kleiden Sie sich angemessen.
• Achten Sie darauf, dass Sie niemand in Ihrem Büro stört – auch keine Katze.
• Haben Sie alles wichtige griffbereit.
• Sollten Sie aus irgendwelchen Gründen abgelenkt werden oder den Blickkontakt zu Ihren Teilnehmern abwenden müssen, dann kündige Sie dies im Idealfall kurz vorher an. So spüren Ihre Teilnehmer, dass Sie alles im Griff haben.
• Denken Sie auch daran – auch als Mann – sich zu Schminken. Gute Lichtstrahler können schnell dazu beitragen, dass die Haut unnatürlich rot oder blass wird.

Wie Sie ein Online Meeting professionell durchführen und moderieren

Auch beim richtigen durchführen und moderieren von online Meetings gibt es ein paar Risikofaktoren. Hier neun Tipps:

• Wichtig ist, dass Sie den Fokus behalten. Schreibt aber ein Kunde oder Mitarbeiter etwas in den Chat, dann kann Sie das schnell ablenken. Prüfen Sie, ob Sie einen Co-Moderator organisieren können.
• Sorgen Sie für klare Redezeiten, wenn mehrere Personen an der Veranstaltung teilnehmen. Unterbrechen Sie im Zweifelsfalle Vielredner und ermuntern Sie zurückhaltende Teilnehmer.
• Wenn Sie zwei Bildschirme haben, können Sie sich selbst als Teilnehmer zusätzlich anmelden, um genau das zu sehen, was Ihre Teilnehmer sehen. So haben Sie mehr Kontrolle und Klarheit.
• Haben Sie Ihre Agenda im Blick.
• Passen Sie auf, dass Sie sich nicht in Rage reden bzw. zu schnell sprechen. Dies kann durchaus passieren, wenn man vergisst, dass am anderen Ende ganz viele Menschen zugucken, die einem folgen wollen – man aber keinen direkten Blickkontakt hat.
• Achten Sie auf Ihre Körperhaltung, welche auch Ihre Stimmung und Ihre Wirkung beeinflusst.
• Eine Teilnehmerliste hilft Ihnen zu erkennen, ob alle dabei sind und erspart Ihnen die Frage, ob alle da sind. Denn woher sollen dies andere Wissen, wenn Sie der Veranstalter sind?
• Denken Sie daran, mental entspannt in das Online Meeting zu gehen. Denn moderieren Sie die Veranstaltung in einem emotional schlechten Zustand, so wirkt sich das auf das Ergebnis aus der Veranstaltung aus.
• Definieren Sie Spielregeln, die Sie ggf. den Teilnehmern vorher schriftlich zukommen lassen. Beispielsweise, dass nur derjenige sein Mikrofon anschaltet, der gerade redet, um so Störgeräusche und Rückkoppelungen zu vermeiden.

Wie Sie ein Online Meeting als Veranstalter perfekt nachbereiten

Nach der Webkonferenz ist vor der nächsten Webkonferenz. Darum beherzigen Sie folgende drei Tipps:

• Beenden Sie das Meeting nicht sofort komplett, wenn die offizielle Veranstaltung vorbei ist. Möglichweise möchte jemand noch etwas in den Chat schreiben – oder ein paar persönliche Worte mit Ihnen wechseln.
• Verteilen Sie konkrete Aufgaben.
• Holen Sie sich Feedback von den Teilnehmern: Was war gut? Wo geht noch was?

Noch ein wichtiger Tipp:

Standardmäßig werden Teilnehmer oft darum gebeten, sich bereits 15 Minuten vor der Veranstaltung einzuloggen – falls es technische Probleme gibt. Aus meiner Sicht macht diese Empfehlung nur für die Teilnehmer Sinn, die noch niemals an einer Online-Veranstaltung teilgenommen haben. Darum überlegen Sie genau, ob Sie erfahrenen Teilnehmern einen solchen Hinweis (weiterhin) schicken müssen bzw. sollten.