Das Wichtigste in Kürze
Eine gute Speaker Anfrage nennt Anlass, Veranstaltungsziel, Zielgruppe, Termin, Ort, Format und gewünschte Wirkung. Auf dieser Grundlage prüft der Keynote Speaker, ob er fachlich und organisatorisch passt, und erstellt ein belastbares Angebot.
Nach der Vorauswahl folgt das ausführliche Speaker Briefing. Darin besprechen Veranstalter und Speaker die Situation des Unternehmens, Erwartungen und mögliche Widerstände im Publikum, sensible Themen, die übrige Agenda, technische Anforderungen und Zuständigkeiten. Je klarer diese Angaben sind, desto besser fügt sich der Vortrag in die Veranstaltung ein.
Warum eine genaue Speaker Anfrage wichtig ist
Viele Speaker Anfragen bestehen aus drei Angaben:
„Wir planen am 18. November eine Vertriebstagung in Frankfurt. Haben Sie Zeit und was kostet ein Vortrag?“
Damit lässt sich die Verfügbarkeit prüfen. Für eine fachliche Einschätzung und ein belastbares Angebot reicht die Nachricht nicht.
Der Speaker weiß zu diesem Zeitpunkt weder, wer im Publikum sitzt, noch welche Aufgabe sein Vortrag erfüllen soll. Er kennt die Teilnehmerzahl nicht und erfährt nichts über die aktuelle Situation des Unternehmens. Auch das gewünschte Format bleibt offen. Erwartet der Veranstalter einen 30 minütigen Impuls, eine 60 minütige Keynote oder eine Verbindung aus Vortrag und anschließender Arbeitsphase?
Fehlende Angaben führen zu Rückfragen, Missverständnissen und Angeboten, die sich nur schwer vergleichen lassen.
Eine gute Anfrage erfüllt drei Aufgaben:
- Der Speaker kann prüfen, ob Thema, Zielgruppe und Anlass zu seiner Erfahrung passen.
- Der Veranstalter erhält ein Angebot, das den tatsächlichen Leistungsumfang berücksichtigt.
- Beide Seiten erkennen früh, welche Fragen noch geklärt werden müssen.
Die erste Nachricht braucht kein fertiges Veranstaltungskonzept. Sie sollte jedoch genug Substanz enthalten, damit der Speaker nicht raten muss.
Speaker Anfrage und Speaker Briefing unterscheiden
Anfrage und Briefing werden häufig vermischt. Sie erfüllen verschiedene Aufgaben.
| Speaker Anfrage | Speaker Briefing |
|---|---|
| Findet vor der Auswahl oder Beauftragung statt | Findet nach der Vorauswahl oder Buchung statt |
| Prüft Verfügbarkeit und fachliche Passung | Bereitet den konkreten Vortrag vor |
| Liefert die Grundlage für Angebot und Erstgespräch | Liefert die Grundlage für Inhalt, Ablauf und Anpassung |
| Bleibt kompakt | Geht deutlich tiefer |
| Richtet sich oft an mehrere Speaker | Bezieht sich auf den ausgewählten Kandidaten |
Interesse an Trainings, Beratungen oder Vorträgen? Fragen Sie gerne an!
Die Speaker Anfrage
Die Anfrage soll klären:
- Ist der Speaker am gewünschten Termin verfügbar?
- Passt sein fachlicher Hintergrund zum Anlass?
- Übernimmt er das vorgesehene Format?
- Welcher Leistungsumfang gehört zum Angebot?
- Welche Kosten entstehen?
- Welche nächsten Schritte folgen?
Die Anfrage liefert die Grundlage für ein erstes Gespräch und ein belastbares Angebot.
Das Speaker Briefing
Das ausführliche Briefing bereitet den konkreten Auftritt vor.
Darin werden unter anderem geklärt:
- aktuelle Situation des Unternehmens
- Erwartungen und Vorkenntnisse der Teilnehmer
- gewünschte Kernaussage
- mögliche Widerstände im Publikum
- sensible Themen
- Inhalte der weiteren Programmpunkte
- Beispiele aus dem Vertriebsalltag
- technische und organisatorische Einzelheiten
- Zuständigkeiten und Freigaben
Wer noch zwischen mehreren Kandidaten schwankt, sollte zunächst den Beitrag Keynote Speaker auswählen und vergleichen nutzen. Das ausführliche Briefing beginnt, sobald der Veranstalter mit einem bestimmten Speaker über die konkrete Veranstaltung spricht.
Welche Angaben gehören in die erste Speaker Anfrage?
Eine belastbare Anfrage beantwortet mindestens zehn Fragen.
1. Wer fragt an?
Nennen Sie:
- Unternehmen oder Organisation
- Abteilung
- Name und Funktion des Ansprechpartners
- Kontaktdaten
- Rolle im Auswahlprozess
Die Rolle des Ansprechpartners ist wichtig. Organisiert er die Veranstaltung? Trifft er die Entscheidung? Bereitet er eine Empfehlung für Geschäftsführung, Einkauf oder Auftraggeber vor?
Ein Speaker kann seine Unterlagen gezielter aufbereiten, wenn er weiß, wer sie intern prüft und welche Informationen diese Person braucht.
2. Wann findet die Veranstaltung statt?
Nennen Sie:
- Datum
- vorgesehenes Zeitfenster des Vortrags
- geplante Ankunftszeit
- Ende der Veranstaltung
- verfügbare Ausweichtermine
Bei einer mehrtägigen Tagung reicht die Angabe des Veranstaltungszeitraums nicht aus. Der Speaker muss wissen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit sein Auftritt vorgesehen ist.
Auch die Position innerhalb der Agenda spielt eine Rolle. Ein Eröffnungsvortrag verlangt eine andere Dramaturgie als ein Beitrag nach dem Mittagessen oder kurz vor dem Abschluss.
3. Wo findet die Veranstaltung statt?
Geben Sie möglichst konkret an:
- Stadt
- Veranstaltungsort oder Hotel
- Präsenzveranstaltung, Onlineveranstaltung oder Hybridveranstaltung
- erwartete Anreise
- geplante Übernachtung
Liegt der Veranstaltungsort in einer schwer erreichbaren Region, sollte der Speaker dies früh wissen. Gleiches gilt für einen sehr frühen Auftritt, der eine Anreise am Vortag verlangt.
4. Um welche Veranstaltung handelt es sich?
Beschreiben Sie den Anlass in ein bis zwei Sätzen.
Zum Beispiel:
- jährliche Vertriebstagung
- Sales Kick off
- Führungskräftetagung
- Kundenveranstaltung
- Händlerkongress
- Betriebsversammlung
- Partnerveranstaltung
- Messeabend
- Auftakt einer Roadshow
- interne Veranstaltung während eines Veränderungsprozesses
„Firmenveranstaltung“ ist zu allgemein. Ein Speaker muss verstehen, in welchem Rahmen er auftritt und welche Erwartungen damit verbunden sind.
5. Wer nimmt teil?
Nennen Sie:
- Teilnehmerzahl
- Funktionen
- Erfahrungsstand
- interne oder externe Teilnehmer
- vertretene Führungsebenen
- Branchen oder Länder
- Veranstaltungssprache
„100 Personen aus dem Vertrieb“ hilft nur begrenzt.
Aussagekräftiger wäre:
„Es nehmen rund 100 Personen teil. Etwa 60 arbeiten im Außendienst, 20 im Vertriebsinnendienst und 20 tragen Führungsverantwortung. Die meisten verfügen über mehr als zehn Jahre Vertriebserfahrung.“
Der Speaker erkennt damit sofort, dass allgemeine Verkaufstipps nicht genügen.
6. Was ist das Ziel des Vortrags?
Beschreiben Sie nicht nur das Thema, sondern die gewünschte Wirkung.
Wenig hilfreich:
„Thema: Motivation im Vertrieb“
Aussagekräftiger:
„Unsere Verkäufer erleben derzeit härtere Preisverhandlungen und gewähren aus Sicht der Vertriebsleitung zu früh Nachlässe. Der Vortrag soll ihnen helfen, den Wert unserer Leistungen klarer darzustellen und mit Rabattforderungen souveräner umzugehen.“
Das Thema beschreibt, worüber gesprochen wird. Das Ziel erklärt, warum der Vortrag stattfindet.
7. Welches Format ist vorgesehen?
Nennen Sie:
- Keynote
- Impulsvortrag
- Fachvortrag
- Workshop
- moderiertes Interview
- Panel
- Fragerunde
- Verbindung aus Vortrag und Arbeitsphase
Teilen Sie mit, ob das Format bereits feststeht oder ob Sie eine Empfehlung erwarten.
Ein Veranstalter fragt mitunter einen 60 minütigen Vortrag an, obwohl sein Ziel besser mit einem 30 minütigen Impuls und einer anschließenden Gruppenarbeit erreicht wird. Ein erfahrener Speaker sollte diesen Punkt offen mit Ihnen besprechen.
8. Wie lange soll der Beitrag dauern?
Nennen Sie ein klares Zeitfenster.
Zum Beispiel:
- 30 Minuten Impuls
- 45 Minuten Keynote
- 60 Minuten Vortrag einschließlich Fragen
- 90 Minuten Vortrag mit Arbeitsphase
Formulierungen wie „zwischen 30 und 90 Minuten“ lassen offen, welche Leistung angefragt wird.
Soll der Speaker nach seinem Vortrag an einem Panel, einem gemeinsamen Essen oder dem Abendprogramm teilnehmen, gehört auch diese Zeit zum Auftrag.
9. Was steht bereits fest?
Teilen Sie mit:
- bestätigte Referenten
- Thema der Geschäftsleitung
- weitere Programmpunkte
- Moderation
- geplante Workshops
- Leitmotiv der Veranstaltung
- gewünschter Vortragstitel
- interne Kommunikationsvorgaben
So erkennt der Speaker inhaltliche Überschneidungen frühzeitig.
Wenn drei Referenten über Veränderung, Motivation und Zukunft sprechen, entsteht schnell eine Wiederholung. Der externe Beitrag braucht dann eine deutlich abgegrenzte Aufgabe.
10. Bis wann wird entschieden?
Nennen Sie:
- Ende der Angebotsfrist
- Termin der internen Entscheidung
- vorgesehenes Vorgespräch
- benötigte Unterlagen
- Ansprechpartner für Rückfragen
Meetingplaner sammeln häufig mehrere Angebote und bereiten daraus eine Empfehlung für das Management vor. Der Speaker sollte wissen, ob Sie eine kurze Leistungsübersicht, Referenzen, Videos oder eine Managementvorlage benötigen.
Das Veranstaltungsziel verständlich beschreiben
Die Qualität der Anfrage hängt wesentlich von der Zielbeschreibung ab.
Drei Fragen helfen:
- Welche Situation hat den Wunsch nach einem externen Speaker ausgelöst?
- Was soll der Vortrag bei den Teilnehmern verändern?
- Woran erkennt der Veranstalter später, ob der Beitrag seinen Zweck erfüllt hat?
Ein Beispiel:
„Unser Unternehmen hat seine Preise in den vergangenen Monaten mehrfach erhöht. Viele Verkäufer vertreten diese Erhöhungen beim Kunden nur zögerlich. Der Vortrag soll ihnen zeigen, wie sie Preisgespräche klarer vorbereiten und den Wert unserer Leistungen überzeugender darstellen. Nach dem Beitrag bearbeiten die Teilnehmer eigene Kundensituationen.“
Diese Beschreibung liefert mehr als das Stichwort „Preisverhandlung“. Der Speaker erkennt:
- den geschäftlichen Hintergrund
- die Haltung der Teilnehmer
- die gewünschte Wirkung
- die Verbindung zur weiteren Agenda
Bei der Planung einer Vertriebstagung sollte dieses Ziel bereits vor der Auswahl einzelner Referenten feststehen.
Beschreiben Sie die Zielgruppe ohne Schönfärberei
Ein Speaker kann seinen Vortrag nur passend vorbereiten, wenn er ein realistisches Bild vom Publikum erhält.
Dazu gehören auch unangenehme Informationen.
Zum Beispiel:
- Die Teilnehmer haben bereits mehrere Verkaufstrainings besucht.
- Ein Teil der Verkäufer steht dem Thema kritisch gegenüber.
- Die neue Strategie wird intern nicht von allen unterstützt.
- Zwischen Außen und Innendienst bestehen Spannungen.
- Einige Führungskräfte erwarten Motivation, während die Mitarbeiter konkrete Lösungen fordern.
- Die wirtschaftliche Lage des Unternehmens ist angespannt.
- Die Teilnehmer wurden zur Veranstaltung verpflichtet.
- Der Vortrag findet nach einer kontroversen Rede der Geschäftsleitung statt.
Solche Angaben sind keine Schwäche. Sie schützen den Speaker davor, an der tatsächlichen Stimmung vorbeizureden.
Ich erlebe in Vorgesprächen regelmäßig, dass Auftraggeber zunächst nur die offizielle Botschaft schildern. Erst später erfahre ich, dass die Teilnehmer eine Preiserhöhung ablehnen, eine Umstrukturierung kritisch sehen oder das Vertrauen in interne Prozesse verloren haben.
Je früher diese Informationen offen ausgesprochen werden, desto besser lässt sich der Vortrag vorbereiten.
Thema, Format und Vortragsdauer aufeinander abstimmen
Ein Thema lässt sich nicht unabhängig vom Format planen.
Eine Keynote verdichtet ein Thema und setzt einen gemeinsamen Gedanken. Ein Workshop erlaubt mehr Beteiligung und die Arbeit an konkreten Fällen. Ein Interview wirkt persönlicher und schafft Zugang zu Erfahrungen. Eine Fragerunde greift aktuelle Anliegen des Publikums auf.
Die Dauer muss zum Ziel passen.
Ein 20 minütiger Impuls kann:
- eine neue Perspektive eröffnen
- einen Gedanken zuspitzen
- eine Arbeitsphase einleiten
- Aufmerksamkeit auf ein Thema lenken
Er kann selten:
- umfangreiches Fachwissen vermitteln
- zahlreiche Praxisfälle bearbeiten
- schwierige Fragen umfassend klären
- ein Verkaufstraining ersetzen
Beschreiben Sie daher nicht nur die vorgesehene Minutenzahl. Erklären Sie, was innerhalb dieser Zeit erreicht werden soll.
Budget und Leistungen offen ansprechen
Viele Veranstalter vermeiden eine Budgetangabe. Sie befürchten, dass sich das Angebot automatisch am genannten Höchstbetrag orientiert.
Der Speaker arbeitet dann jedoch ohne eine wichtige Information. Er weiß nicht, ob ein kurzer Onlineimpuls, eine individuell vorbereitete Präsenzkeynote oder eine Begleitung an mehreren Standorten wirtschaftlich infrage kommt.
Sie müssen keine exakte Obergrenze nennen. Hilfreich sind bereits Angaben wie:
- „Für den Vortrag steht ein mittleres vierstelliges Budget zur Verfügung.“
- „Wir prüfen Angebote bis 7.500 Euro zuzüglich Reisekosten.“
- „Das Honorar ist noch nicht festgelegt. Bitte weisen Sie sämtliche Leistungen und Nebenkosten getrennt aus.“
- „Wir planen zwölf Termine und bitten um eine Projektkalkulation.“
Fragen Sie außerdem, welche Leistungen im Angebot enthalten sind:
- Vorbereitungsgespräch
- individuelle Anpassung
- Abstimmung mit internen Referenten
- Vortrag
- Fragerunde
- Teilnehmerunterlagen
- Reisezeit
- Fahrtkosten
- Hotel
- weitere Programmpunkte
- Aufzeichnung
- Nutzungsrechte
So vergleichen Sie nicht nur Honorare, sondern den tatsächlichen Leistungsumfang.
Vorlage für eine erste Speaker Anfrage
Betreff
Anfrage als Speaker für unsere Vertriebstagung am 18. November 2026 in Frankfurt
Nachricht
Guten Tag Herr Schumacher,
wir planen am 18. November 2026 unsere jährliche Vertriebstagung in Frankfurt und prüfen derzeit einen externen Vortrag zum Thema Preisverhandlung im B2B Vertrieb.
An der Veranstaltung nehmen rund 120 Personen teil. Etwa 70 arbeiten im Außendienst, 25 im Vertriebsinnendienst und 25 tragen Führungsverantwortung. Die meisten Teilnehmer verfügen über langjährige Vertriebserfahrung.
Unsere Verkäufer erleben derzeit härtere Preisverhandlungen und gewähren nach Einschätzung der Vertriebsleitung zu früh Nachlässe. Der Vortrag soll ihnen helfen, den Wert unserer Leistungen klarer darzustellen und bei Rabattforderungen souveräner zu reagieren.
Wir planen einen 60 minütigen Beitrag einschließlich einer kurzen Fragerunde. Der Vortrag soll nach der Mittagspause stattfinden und eine anschließende Arbeitsphase mit konkreten Kundenfällen vorbereiten.
Bitte teilen Sie uns mit:
- ob Sie am 18. November verfügbar sind
- wie Sie den Vortrag auf unsere Situation abstimmen
- welche Informationen Sie zur Vorbereitung benötigen
- welche Leistungen Ihr Angebot umfasst
- welche Reise und Nebenkosten entstehen
- welche Referenzen oder Videos wir für die interne Entscheidung nutzen können
Unsere Geschäftsleitung entscheidet voraussichtlich bis zum 20. August. Für ein erstes Gespräch stehen wir in der kommenden Woche zur Verfügung.
Freundliche Grüße
Name
Funktion
Unternehmen
Telefon
E Mail
Warum diese Anfrage funktioniert
Die Anfrage nennt:
- Termin und Ort
- Veranstaltungsart
- Zielgruppe
- aktuelle Vertriebssituation
- gewünschte Wirkung
- Format und Dauer
- Position in der Agenda
- erwartete Leistungen
- Entscheidungszeitpunkt
Der Speaker kann damit prüfen, ob er fachlich und organisatorisch passt. Sein Angebot bezieht sich auf die tatsächliche Aufgabe und nicht auf eine Vermutung.
Das Speaker Briefing beginnt nach der Vorauswahl
Die erste Anfrage muss nicht sämtliche Einzelheiten enthalten. Nach der Vorauswahl folgt ein ausführliches Gespräch.
Das Speaker Briefing sollte nicht erst wenige Tage vor der Veranstaltung stattfinden. Je stärker der Vortrag angepasst werden soll, desto früher braucht der Speaker Zugang zu den relevanten Informationen.
Ein sinnvolles Briefing umfasst drei Themenfelder:
- Inhalt und gewünschte Wirkung
- Teilnehmer und Situation des Unternehmens
- Ablauf, Technik und Organisation
Für eine interne Vertriebsveranstaltung spreche ich gern mit der Vertriebsleitung und, sofern es der Auftrag erlaubt, mit ausgewählten Personen aus dem Vertrieb. So entsteht kein Vortrag, der ausschließlich die Perspektive des Managements wiedergibt.
Welche internen Informationen braucht der Speaker?
Der Speaker braucht nicht jede interne Präsentation, jede Kennzahl und jedes Strategiepapier.
Er braucht die Informationen, die Inhalt, Sprache und Wirkung seines Vortrags beeinflussen.
Dazu gehören je nach Thema:
- aktuelle Vertriebsziele
- Markt und Wettbewerbssituation
- typische Kundengruppen
- häufige Einwände
- aktuelle Preisstrategie
- wichtige Produkte oder Leistungen
- zentrale Vertriebsprozesse
- Veränderungen im Unternehmen
- Erwartungen der Geschäftsleitung
- Kritik aus dem Vertriebsteam
- frühere Trainings und Vorträge
- Sprachgebrauch im Unternehmen
- interne Abkürzungen
- Aussagen, die den Teilnehmern bereits bekannt sind
Besonders hilfreich sind konkrete Beispiele aus Kundengesprächen.
Wenig hilfreich:
„Unsere Verkäufer argumentieren zu schwach.“
Besser:
„Kunden sagen häufig, dass unser Wettbewerber zehn Prozent günstiger ist. Einige Verkäufer reagieren sofort mit einem Nachlass, ohne nach Leistungsumfang oder Entscheidungsgründen zu fragen.“
Mit diesem Beispiel kann der Speaker arbeiten. Eine allgemeine Bewertung liefert ihm deutlich weniger Substanz.
Welche Fragen sollte der Speaker im Briefing stellen?
Ein gutes Briefing ist kein Monolog des Auftraggebers. Der Speaker sollte gezielt nachfragen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Warum findet die Veranstaltung gerade jetzt statt?
- Welche Botschaft soll der Vortrag unterstützen?
- Was erwarten Geschäftsführung und Vertriebsleitung?
- Welche Erwartungen haben die Teilnehmer?
- Welche Aussagen wurden intern bereits kommuniziert?
- Welche Themen lösen Zustimmung aus?
- Wo besteht Widerstand?
- Welche Beispiele verstehen die Teilnehmer sofort?
- Welche Begriffe verwendet das Unternehmen?
- Welche Aussagen wären unpassend oder fachlich falsch?
- Was soll direkt nach dem Vortrag geschehen?
- Wer greift die Inhalte später wieder auf?
Ich frage in Briefinggesprächen gern:
„Was sollen Ihre Teilnehmer am nächsten Arbeitstag anders machen?“
Bleibt die Antwort vage, fehlt häufig noch Klarheit über das Ziel des Vortrags.
Eine zweite wichtige Frage lautet:
„Was darf nach meinem Vortrag auf keinen Fall passieren?“
Die Antwort zeigt, welche Risiken der Auftraggeber sieht.
Zum Beispiel:
- Die Teilnehmer dürfen nicht den Eindruck gewinnen, allein für schwache Ergebnisse verantwortlich zu sein.
- Der Vortrag darf keine unrealistischen Erwartungen an eine neue Software wecken.
- Die Aussagen dürfen der angekündigten Vertriebsstrategie nicht widersprechen.
- Kunden im Publikum sollen sich nicht als Ziel einer Verkaufstaktik fühlen.
- Internationale Teilnehmer dürfen sich durch ausschließlich deutsche Beispiele nicht ausgeschlossen fühlen.
Sensible Themen offen besprechen
Ein Speaker kann nur mit Informationen arbeiten, die er erhält.
Verschweigt der Auftraggeber sensible Themen, drohen unpassende oder verletzende Aussagen.
Dazu gehören etwa:
- geplanter Stellenabbau
- Fusion oder Übernahme
- Wechsel in der Geschäftsleitung
- schlechte Geschäftszahlen
- Konflikte zwischen Abteilungen
- nicht eingehaltene Versprechen
- Lieferprobleme
- Preissteigerungen
- neue Vergütungsmodelle
- Widerstand gegen eine Strategie
- frühere Veranstaltungen, die schlecht ankamen
Der Speaker muss diese Hintergründe nicht öffentlich ansprechen. Er sollte sie kennen, damit er Widersprüche vermeidet.
Ein Beispiel:
Das Management wünscht einen motivierenden Vortrag über Wachstum. Gleichzeitig wissen die Teilnehmer, dass mehrere Standorte geschlossen werden. Ohne diesen Hintergrund kann selbst ein fachlich guter Vortrag zynisch wirken.
Klären Sie auch die Vertraulichkeit:
- Welche Informationen bleiben vertraulich?
- Welche Beispiele müssen anonymisiert werden?
- Darf der Speaker Unterlagen speichern?
- Wer gibt Inhalte frei?
- Welche Aussagen dürfen später nicht öffentlich verwendet werden?
- Sind Foto oder Videoaufnahmen geplant?
Machen Sie den Speaker nicht zum Sprachrohr des Managements
Ein Briefing soll Orientierung schaffen. Es darf den Speaker nicht zu einem verlängerten Sprachrohr der Geschäftsleitung machen.
Problematisch wäre:
„Bitte erklären Sie unseren Verkäufern, dass unsere neuen Ziele realistisch sind und sie sich mehr anstrengen müssen.“
Ein externer Speaker verliert seine Glaubwürdigkeit, wenn er interne Entscheidungen verteidigt, die er nicht selbst beurteilen kann.
Besser:
„Unsere Ziele werden im Team kritisch gesehen. Bitte greifen Sie auf, welche Voraussetzungen Verkäufer brauchen, um anspruchsvolle Ziele anzunehmen und in konkrete Aktivitäten zu übersetzen.“
Der Speaker bringt damit eine externe Perspektive ein, ohne eine vorgegebene Managementbotschaft zu wiederholen.
Das nützt auch dem Auftraggeber. Ein unabhängiger Beitrag wirkt glaubwürdiger als eine fremde Stimme, die bekannte interne Formulierungen vorträgt.
Stimmen Sie den Vortrag mit der Agenda ab
Der Speaker sollte wissen, was unmittelbar vor und nach seinem Beitrag geschieht.
Klären Sie:
- Wer eröffnet die Veranstaltung?
- Welche Botschaften vermittelt die Geschäftsleitung?
- Welche Zahlen oder Strategien werden vorgestellt?
- Welche weiteren Referenten sprechen zum selben Thema?
- Gibt es eine Pause vor dem Vortrag?
- Folgt eine Diskussion oder Arbeitsphase?
- Muss der Speaker zu einem festen Zeitpunkt enden?
- Wer moderiert den Übergang?
- Ist eine Fragerunde vorgesehen?
- Nimmt der Speaker später an einem Panel teil?
Diese Informationen verhindern Wiederholungen und abrupte Übergänge.
Ein häufiger Fehler:
Die Geschäftsleitung erklärt am Vormittag ausführlich die neue Preisstrategie. Am Nachmittag hält der externe Speaker seinen vorbereiteten Vortrag und wiederholt mehrere Punkte, ohne auf den internen Beitrag Bezug zu nehmen.
Beide Beiträge können für sich gut sein. Gemeinsam wirken sie schlecht abgestimmt.
Ein sorgfältiges Briefing sorgt dafür, dass die Programmpunkte aufeinander aufbauen.
Bereiten Sie die Anmoderation vor
Die Anmoderation prägt die Erwartung des Publikums.
Schwach wäre:
„Jetzt kommt Herr Schumacher. Er wird Ihnen zeigen, wie Sie erfolgreicher verkaufen.“
Damit entsteht der Eindruck, die Teilnehmer könnten nicht verkaufen und müssten von außen belehrt werden.
Besser:
„Unsere Kunden verhandeln Preise intensiver. Auch intern beschäftigen uns Fragen zur Preisdisziplin. Oliver Schumacher greift in seinem Vortrag typische Situationen aus B2B Preisgesprächen auf. Anschließend übertragen wir seine Gedanken auf unsere eigenen Kundenfälle.“
Diese Anmoderation:
- nennt den Anlass
- würdigt die Erfahrung der Teilnehmer
- beschreibt die Aufgabe des Speakers
- verbindet den Vortrag mit dem weiteren Programm
Der Speaker sollte den Text vorab kennen oder selbst eine geeignete Kurzfassung liefern.
Klären Sie die Technik rechtzeitig
Technische Fragen wirken nebensächlich, bis kurz vor dem Auftritt etwas fehlt.
Das Briefing sollte klären:
- Headset, Handmikrofon oder Pultmikrofon
- eigener oder fremder Laptop
- Präsentationsformat
- benötigte Anschlüsse
- Videos und Ton
- Internetzugang
- Presenter
- Vorschaumonitor
- Uhr oder Bühnenmonitor
- Bühnenlicht
- Position der Leinwand
- Raumgröße
- geplanter Technikcheck
- technischer Ansprechpartner
- Ersatzlösung bei einem Ausfall
Auch Publikumsfragen brauchen einen geregelten Ablauf.
Bei 200 Teilnehmern reicht die Ankündigung „Wir öffnen jetzt für Fragen“ nicht aus. Veranstalter müssen klären, ob Saalmikrofone, eine Moderation oder ein digitales Fragetool eingesetzt werden.
Bei Online und Hybridveranstaltungen kommen weitere Punkte hinzu:
- Plattform
- Zugangsrechte
- technische Betreuung
- Kamerabild
- Ton
- Chatmoderation
- Bildschirmfreigabe
- Aufzeichnung
- Einbindung der Onlineteilnehmer
- technische Probe
Legen Sie Zuständigkeiten fest
Der Speaker braucht einen zentralen Ansprechpartner.
Diese Person koordiniert:
- Inhalte
- organisatorische Fragen
- Technik
- Reise
- Hotel
- Freigaben
- Rechnung
- kurzfristige Änderungen
Mehrere Ansprechpartner können helfen. Sie dürfen dem Speaker jedoch keine widersprüchlichen Vorgaben geben.
Ein typisches Problem:
Die Vertriebsleitung wünscht einen fachlichen Vortrag. Das Marketing möchte mehr Unterhaltung. Die Eventagentur erwartet eine minutengenaue Show. Die Geschäftsführung bittet kurzfristig um eine zusätzliche Botschaft.
Der Speaker braucht in dieser Situation eine Person, die Entscheidungen bündelt.
Klären Sie:
- Wer gibt Inhalte frei?
- Wer entscheidet bei Änderungen?
- Wer ist am Veranstaltungstag erreichbar?
- Wer koordiniert die Technik?
- Wer übernimmt bei Abwesenheit die Vertretung?
Vorlage für ein Speaker Briefing
Veranstaltungsdaten
Name der Veranstaltung:
Datum:
Ort:
Teilnehmerzahl:
Vortragszeit:
Dauer:
Format:
Sprache:
Anlass und Ziel
Zielgruppe
Unternehmenssituation
Inhaltliche Erwartungen
Agenda
Kommunikation
Technik
Organisation
Vertraulichkeit und Aufzeichnung
Nachbereitung
Praxisbeispiel: Das entscheidende Detail kam erst im zweiten Gespräch
Das folgende Beispiel bündelt wiederkehrende Erfahrungen aus meinen Briefinggesprächen und bezieht sich nicht auf einen einzelnen Auftraggeber.
Ein Unternehmen plante einen Vortrag zum Thema Neukundengewinnung. Die erste Anfrage beschrieb ein erfahrenes Vertriebsteam, das neue Ansätze für die Akquise erhalten sollte.
Im Briefing zeigte sich, dass die Verkäufer Akquise nicht ablehnten. Das eigentliche Problem lag an anderer Stelle: Das Unternehmen hatte seine Zielgruppen verändert, konnte aber noch nicht klar erklären, welche Kunden künftig Vorrang erhalten sollten.
Ein Vortrag mit allgemeinen Akquisetipps hätte das Problem verfehlt. Die Teilnehmer hätten weitere Methoden kennengelernt, aber weiterhin nicht gewusst, welche Unternehmen sie ansprechen sollen.
Der Schwerpunkt wurde deshalb verändert. Im Mittelpunkt standen Zielkunden, Gesprächsanlässe und die Vorbereitung konkreter Erstkontakte. Die anschließende Arbeitsphase griff reale Wunschkunden auf.
Das Beispiel zeigt, warum ein sorgfältiges Briefing mehr als organisatorische Abstimmung leistet. Es prüft, ob das angefragte Thema tatsächlich zum Problem passt.
Zehn typische Fehler bei Speaker Anfrage und Briefing
1. Die Anfrage nennt nur Termin und Thema
Der Speaker erhält keine Angaben zu Zielgruppe, Anlass und gewünschter Wirkung.
2. Der Veranstalter fragt mehrere Formate gleichzeitig an
Der Beitrag soll zwischen 30 und 90 Minuten dauern und je nach Agenda Vortrag, Workshop oder Panel sein. Ein belastbares Angebot ist so kaum möglich.
3. Das Ziel lautet nur „Motivation“
Niemand beschreibt, was die Teilnehmer verstehen oder anschließend tun sollen.
4. Die Zielgruppe bleibt zu allgemein
Die Angabe „Vertrieb“ sagt nichts über Funktion, Erfahrung und Erwartungen aus.
5. Kritische Hintergründe werden verschwiegen
Der Speaker erfährt erst kurz vor dem Auftritt von Konflikten, schlechten Zahlen oder Widerstand gegen das Thema.
6. Zu viele Personen geben Anweisungen
Vertriebsleitung, Marketing, Agentur und Geschäftsführung verfolgen unterschiedliche Vorstellungen. Eine zentrale Entscheidung fehlt.
7. Der Speaker erhält eine fertige Botschaft
Er soll interne Entscheidungen verteidigen, statt eine glaubwürdige externe Perspektive einzubringen.
8. Die Agenda bleibt unbekannt
Der Speaker weiß nicht, was vor und nach seinem Vortrag geschieht, und wiederholt Inhalte anderer Referenten.
9. Technik wird erst am Veranstaltungstag geklärt
Präsentation, Mikrofon oder Video funktionieren nicht wie erwartet.
10. Die Nachbereitung fehlt
Der Vortrag endet mit dem Applaus. Niemand greift die Inhalte im Arbeitsalltag wieder auf.
Checkliste: Speaker richtig anfragen
Rahmendaten
- Sind Datum, Ort und Zeitfenster genannt?
- Ist das Veranstaltungsformat klar?
- Stehen Teilnehmerzahl und Sprache fest?
- Ist der Entscheidungszeitpunkt bekannt?
Ziel und Zielgruppe
- Ist der Anlass der Veranstaltung beschrieben?
- Ist die gewünschte Wirkung des Vortrags formuliert?
- Sind Funktionen und Erfahrungsstand der Teilnehmer genannt?
- Werden aktuelle Schwierigkeiten offen angesprochen?
Leistung
- Sind Format und Dauer festgelegt?
- Ist die Position in der Agenda beschrieben?
- Werden zusätzliche Leistungen genannt?
- Sind Reise und Nebenkosten zu klären?
- Ist ein Budgetrahmen vorhanden?
Interne Entscheidung
- Werden Referenzen, Videos oder Kurzunterlagen benötigt?
- Ist bekannt, wer entscheidet?
- Gibt es einen Termin für das Vorgespräch?
- Ist der nächste Schritt klar?
Checkliste: Speaker richtig briefen
Inhalt
- Kennt der Speaker das Veranstaltungsziel?
- Versteht er die Situation des Unternehmens?
- Liegen konkrete Beispiele aus dem Vertriebsalltag vor?
- Sind gewünschte und unerwünschte Aussagen geklärt?
- Kennt er die weiteren Programmpunkte?
Teilnehmer
- Sind Erfahrung und Erwartungen bekannt?
- Wurden mögliche Widerstände angesprochen?
- Passen Sprache und Vortragsstil zur Gruppe?
- Sind internationale oder externe Teilnehmer berücksichtigt?
Organisation
- Gibt es einen zentralen Ansprechpartner?
- Sind Reise, Hotel und Ankunft geklärt?
- Stehen Technikcheck und Ansprechpartner fest?
- Ist die Anmoderation vorbereitet?
- Gibt es einen Ablauf für kurzfristige Änderungen?
Vertraulichkeit und Nutzung
- Sind vertrauliche Inhalte benannt?
- Ist die Verwendung interner Beispiele geklärt?
- Stehen Regeln für Foto und Video fest?
- Sind Aufzeichnung und Nutzungsrechte besprochen?
Transfer
- Ist klar, was nach dem Vortrag geschieht?
- Werden Unterlagen oder Aufgaben benötigt?
- Greifen Führungskräfte die Inhalte später auf?
- Ist eine Rückmeldung an den Speaker vorgesehen?
Häufige Fragen zur Speaker Anfrage und zum Briefing
Wann sollte man einen Speaker anfragen?
Fragen Sie an, sobald Datum, Anlass und grobes Veranstaltungsziel feststehen. Bei beliebten Terminen, großen Veranstaltungen und mehreren Standorten empfiehlt sich ein längerer Vorlauf. Für die erste Anfrage muss die Agenda noch nicht vollständig fertig sein.
Welche Angaben braucht ein Speaker für ein Angebot?
Mindestens erforderlich sind Datum, Ort, Veranstaltungsart, Zielgruppe, Teilnehmerzahl, Thema, gewünschte Wirkung, Format, Vortragsdauer und Entscheidungszeitpunkt. Reise, Zusatzleistungen und Nutzungswünsche sollten ebenfalls genannt werden.
Sollte man in der Anfrage ein Budget nennen?
Ein Budgetrahmen erleichtert die Einschätzung, welches Format und welcher Leistungsumfang infrage kommen. Der Veranstalter kann statt einer festen Summe auch eine Obergrenze oder die Bitte um eine getrennte Ausweisung aller Kosten nennen.
Wann findet das ausführliche Briefing statt?
Das Briefing folgt nach der Vorauswahl oder Buchung. Bei einem individuell vorbereiteten Vortrag sollte es früh genug stattfinden, damit der Speaker Informationen prüfen, Beispiele auswählen und sich mit weiteren Beteiligten abstimmen kann.
Wer sollte am Briefing teilnehmen?
Mindestens der verantwortliche Veranstalter und die Person, die das inhaltliche Ziel vertritt. Bei internen Vertriebsveranstaltungen sind häufig Vertriebsleitung, Personalentwicklung oder Marketing beteiligt. Zu viele Teilnehmer erschweren klare Entscheidungen.
Muss der Speaker die Branche genau kennen?
Er muss die Geschäftslogik, Zielgruppe und typischen Situationen verstehen. Bei technischen, medizinischen oder stark regulierten Themen kann konkrete Branchenerfahrung entscheidend sein. Bei anderen Themen zählt seine Fähigkeit, sich gründlich vorzubereiten und passende Beispiele zu entwickeln.
Welche internen Informationen sollte man teilen?
Teilen Sie alle Informationen, die Inhalt, Sprache oder Wirkung des Vortrags beeinflussen. Dazu gehören aktuelle Veränderungen, typische Probleme, Widerstände, relevante Kennzahlen und sensible Hintergründe. Beschränken Sie die Weitergabe auf das, was für den Auftrag notwendig ist.
Darf der Auftraggeber den Vortrag inhaltlich vorgeben?
Der Auftraggeber darf Ziel, Rahmen und sensible Grenzen festlegen. Er sollte den Speaker jedoch nicht dazu verpflichten, interne Entscheidungen als unabhängiger Experte zu verteidigen. Ein externer Vortrag braucht fachliche Glaubwürdigkeit.
Sollte die Anmoderation abgestimmt werden?
Ja. Eine gute Anmoderation erklärt, warum der Speaker auftritt und welche Verbindung zum Veranstaltungsziel besteht. Sie sollte die Teilnehmer nicht abwerten und keine Wirkung versprechen, die der Vortrag nicht leisten kann.
Was geschieht, wenn sich die Agenda nach dem Briefing ändert?
Informieren Sie den Speaker sofort. Ein veränderter Zeitpunkt, eine kürzere Vortragsdauer oder neue Beiträge vor seinem Auftritt können Dramaturgie und Inhalt beeinflussen.
Ein gutes Briefing verbessert den gesamten Auftrag
Eine ausführliche Anfrage und ein sorgfältiges Briefing bedeuten zunächst mehr Arbeit. Sie reduzieren jedoch Rückfragen, Missverständnisse und spätere Korrekturen.
Der Speaker versteht, worum es dem Auftraggeber wirklich geht. Der Veranstalter erhält einen Vortrag, der sich in die Agenda einfügt und die Situation der Teilnehmer aufgreift. Auch Management, Einkauf und Eventagentur können Entscheidungen leichter nachvollziehen.
Entscheidend ist nicht, dass der Speaker möglichst viele Informationen erhält. Er braucht die richtigen Informationen.
Suchen Sie einen Keynote Speaker für Vertrieb, klären wir in einem ersten Gespräch, welche Aufgabe der Vortrag übernimmt, welche Teilnehmer Sie erreichen wollen und welche Angaben für ein belastbares Angebot noch fehlen.
Für komplexe Tagungen, Kundenveranstaltungen oder mehrere verbundene Termine finden Sie weitere Informationen unter Speaker für Vertriebsveranstaltungen.
Dieser Beitrag wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.
