Comic-Verschlafen-Schumacher

Wie Sie die optimale Bezirksgröße ermitteln

Die Bezirke so festzulegen, dass sie optimal betreut werden können, ist keine leichte Aufgabe. Zum einen ist es nicht einfach, die tatsächlich vorliegenden Potentiale der vorhandenen und potentiellen Kunden zu ermitteln. Zum anderen ist die Anzahl der bestehenden Kunden selten gleichmäßig über das gesamte Vertriebsgebiet verteilt, so dass nicht in jedem Bezirk die Anzahl der kaufenden Kunden bzw. deren Umsatz gleich groß ist.

Einen Plan nach Kunden-Kategorie aufstellen

Nachfolgende Anregungen sollen Ihnen helfen, möglichst viele kritische Einflussfaktoren zu berücksichtigen:

Zuerst einmal muss definiert werden, welche Kundengruppe wie lange und wie oft besucht werden soll. Beispielsweise könnten Sie sagen, dass Ihre A-Kunden alle 4 Wochen mit jeweils 2 Stunden zu besuchen sind, Ihre B-Kunden alle 8 Wochen für jeweils 1 Stunde und alle C-Kunden alle 12 Wochen für 30 Minuten. Natürlich dürfen Sie jetzt nicht vergessen, ebenfalls Zeit für die Neukundengewinnung einzuplanen, denn wenn Sie nun die Tagestour ausschließlich mit den Besuchen der A-, B- und C-Kunden füllen, dann bleibt keine Zeit mehr für das Neukundengeschäft. Außerdem geben Sie dann auch Ihren Mitarbeitern eine sehr gute Ausrede, um sich nicht dieser häufig unbeliebten Aufgabe zu widmen.

Ebenfalls müssen Sie berücksichtigen, wie viel Zeit für die Anreise, Gesprächsvor- und -nachbereitung, Wartezeiten und dergleichen erforderlich ist. Des Weiteren müssen Sie Zeitpuffer einbauen, da es durchaus auch mal zu Verzögerungen im Verkaufsalltag kommen kann. Ebenso sind „Feuerwehreinsätze“ denkbar, bei denen der Verkäufer beispielsweise zwischendurch einem Kunden außerplanmäßig Ware bringen muss.

Ermitteln Sie die Gesamtbesuchszeit durch Multiplikation der einzelnen Kundenkategorien. Beispielsweise so:

Kunden- Anzahl Besuche h pro Summe Summe
Kategorie Kunden im Jahr Besuch Besuche Zeit (in h)
A

200

12

2

2.400

4.800

B

800

6

1

4.800

4.800

C

1.400

4

0,5

5.600

2.800

Neukunden

500

2

2

1.000

2.000

2.900

13.800

14.400

 

Besuchszeit ermitteln und Bezirke bilden

Nun müssen Sie ermitteln, wie viel Zeit einem Verkäufer im Schnitt für Besuche zur Verfügung steht. Nach Berücksichtigung von Feiertagen, Urlaubstagen, Zeit für Tagungen und Fortbildungen und Krankheit wird sehr wahrscheinlich die Anzahl der Besuchstage im Jahr bei ungefähr 200 Tagen pro Verkäufer liegen. Wenn Sie dann noch die Zeiten für Administration und dergleichen abziehen, bleiben vielleicht noch 5 Stunden von 8 Stunden Arbeitszeit am Tag übrig. Dividieren Sie nun 14.400 Stunden (siehe Summe „Gesamte Arbeitszeit“) durch 1.000 (5 Stunden pro Tag * 200 Arbeitstage im Jahr). Das Ergebnis ist 14,4. Sie brauchen also 15 Verkäufer.

Häufig wird dazu der Gesamtmarkt in beispielsweise 300 kleine homogene Einheiten gegliedert, um diese dann wieder so zusammenzuführen, dass annähernd gleiche Bezirke zustande kommen.

Schauen Sie sich nun die Karte des Gesamtmarktes an. Wie sind die (potentiellen) Kunden verteilt? Versuchen Sie möglichst homogene Bezirke zu bilden. Dies können Sie auch mit der Unterstützung spezieller Software durchführen. Häufig wird dazu der Gesamtmarkt in beispielsweise 300 kleine homogene Einheiten gegliedert, um diese dann wieder so zusammenzuführen, dass annähernd gleiche Bezirke zustande kommen.

Berücksichtigen Sie ebenfalls den Wohnort des Verkäufers. Es ist sehr hilfreich, wenn dieser in der Mitte seines Bezirkes wohnt, um möglichst wenig Zeit im Auto durch Anreisen zu verschwenden.

Damit Sie und Ihre Kollegen sich besser bewusst werden, wie zur Zeit die Arbeitstage verwendet werden, sollten Sie über einige Wochen genau Protokoll führen. Das Ergebnis wird Ihnen für zukünftige Gebietseinteilungen sehr nützlich sein. Außerdem zeigen diese Werte möglicherweise Potential für Optimierungen auf.